🎯 Objectif de l'article
Cet article vous permet de comprendre le fonctionnement de la lettre de mission sur votre solution Komeet, de préparer son activation dans les bonnes conditions et de diagnostiquer les erreurs courantes en autonomie. Il s'adresse aux administrateur·ices d'entreprise.
✅ Pré-requis
Disposer d'un accès administrateur·ice à votre solution Komeet
Avoir contacté votre CSM pour demander l'activation de la fonctionnalité
Avoir renseigné les informations légales de votre entreprise dans les paramètres de la solution (voir section 3)
📋 Description
1️⃣ Qu'est-ce que la lettre de mission ?
La lettre de mission est un document PDF à valeur juridique, co-signé entre votre entreprise et le·la collaborateur·ice. Elle formalise officiellement son engagement bénévole sur temps de travail.
Elle contient notamment :
L'identité du·de la collaborateur·ice et sa fonction
L'association bénéficiaire et son représentant légal
La description de la mission, les dates et le lieu
Les conditions d'organisation du travail et la rémunération
Les obligations de confidentialité du·de la collaborateur·ice
⚠️ À ne pas confondre avec l'attestation de participation :
- La lettre de mission est générée avant la mission ; elle formalise l'engagement.
- L'attestation de participation est effectuée après la mission ; elle en constitue la preuve.
2️⃣ Comment activer la lettre de mission sur votre solution ?
L'activation de la lettre de mission n'est pas réalisable en autonomie depuis l'interface d'administration. Elle est configurée directement par l'équipe Komeet.
Pour en faire la demande, contactez votre CSM.
Une fois activée, la lettre est accessible depuis : Suivi volontaires → Candidature →
Télécharger la lettre
3️⃣ Préparer les données de votre entreprise
La lettre de mission utilise des variables dynamiques qui s'alimentent directement depuis la fiche de votre entreprise dans la solution. Si ces champs sont vides, les informations correspondantes n'apparaîtront pas dans le PDF généré.
Avant l'activation, vérifiez que les champs suivants sont bien renseignés dans les paramètres de votre entreprise :
Champ | Importance |
Nom de l'entreprise | Obligatoire |
Adresse complète | Obligatoire |
Ville | Obligatoire |
Raison sociale | ⚠️ Souvent oublié |
Entité représentante | ⚠️ Souvent oublié |
Qualification du·de la représentant·e | ⚠️ Souvent oublié |
Logo de l'entreprise | Recommandé |
👉 Les trois champs marqués ⚠️ ne sont pas obligatoires sur la fiche entreprise standard, mais ils sont indispensables pour un document à valeur juridique. Veillez à les renseigner avant l'activation.
4️⃣ Personnaliser le contenu de la lettre
Éléments personnalisables :
Logo de l'entreprise
Nom de l'entreprise
Texte d'introduction
🚫 Ce qui n'est pas modifiable en autonomie : La structure du template (mise en page, champs fixes) ne peut pas être modifiée depuis l'interface. Toute demande de modification est à adresser au support Komeet.
🌍 Lettre en langue étrangère : Si vos collaborateur·ices utilisent la solution dans plusieurs langues, un template distinct par langue est nécessaire. Ces templates sont à configurer sur demande auprès de votre CSM.
5️⃣ Conditions requises pour télécharger la lettre
La lettre ne peut pas être générée à n'importe quel moment. Trois conditions doivent être réunies au moment du téléchargement :
Condition 1 — Des dates sur temps de travail doivent être validées La candidature doit comporter au moins une date de participation sur temps de travail, avec un statut validé (participation confirmée, en attente de confirmation du·de la volontaire, ou participation déjà réalisée).
Condition 2 — Aucune date ne doit être en attente de validation Si une date est encore en attente de validation (côté manager ou côté association), le téléchargement est impossible.
Condition 3 — Toutes les dates validées doivent avoir une date de validation renseignée Si une date approuvée ne dispose pas d'une date de validation, la génération est également bloquée.
👉 En pratique : la lettre ne peut être téléchargée qu'une fois que le·la manager a validé la participation. Si la validation manager est désactivée sur votre solution, c'est la validation de l'association qui débloque le téléchargement.
6️⃣ Résoudre les erreurs courantes
⚠️ Erreur au téléchargement de la lettre
Vérifiez que la mission associée à la candidature dispose de créneaux avec des dates précises et que ces dates sont bien validées par le·la manager. Sans ces conditions réunies, la lettre ne peut pas être générée.
🔍 La lettre n'est pas disponible sur une candidature
Vérifiez que la participation a bien été réalisée sur temps de travail.
🖼️ La lettre s'affiche mais sans le logo de l'entreprise
Vérifiez que le logo est correctement chargé dans les paramètres de votre entreprise. Une fois le logo mis à jour, retentez le téléchargement.
📝 Des champs apparaissent vides dans le PDF
Vérifiez que tous les champs de la fiche entreprise sont bien renseignés, en particulier la raison sociale, l'entité représentante et la qualification du·de la représentant·e (voir section 3).